RICEVIAMO E PUBBLICHIAMO

SIC!!! SIC!!!! Non abbiamo Più il SIFC

❖ Avvio del nuovo applicativo: criticità operative e riflessioni organizzative

Da alcuni giorni molti uffici sono operativi con il nuovo applicativo GECO migrato dal SIFC.
Tuttavia, le segnalazioni provenienti sia dalle Sedi pilota sia da quelle recentemente attivate in modalità ordinaria evidenziano un quadro di forte criticità.
In particolare, vengono segnalate diverse difficoltà operative che stanno compromettendo il normale flusso di lavorazione delle richieste dell’utenza e delle attività d’ufficio, con un impatto diretto sull’operatività quotidiana e sulla qualità del servizio reso all’utenza.

…Andiamo per ordine, ne citiamo solo alcune delle criticità che si stanno riscontrando…

➢ Problemi tecnici e gestione dell’assistenza

Le principali problematiche segnalate riguardano:

• Postazioni malfunzionanti se non addirittura bloccate.
• Un crescente flusso di ticket di richiesta di assistenza, spesso reiterati per le stesse criticità.
• Continue interruzioni delle lavorazioni in corso e sedi costantemente al telefono con l’HD.
• Rallentamenti nelle ordinarie attività di ufficio…

L’accesso all’Help Desk risulta inoltre, in molti casi, estremamente difficoltoso, verosimilmente a causa del sovraccarico delle richieste. In caso di mancata risposta dell’HD — evento che si verifica con una certa frequenza — gli operatori vengono indirizzati a un servizio che si limita alla raccolta dei ticket, con successiva promessa di ricontatto da parte dei gruppi tecnici.

Nel frattempo, tuttavia, gli operatori restano privi di un supporto immediato, con utenti in attesa e tempi di risposta che inevitabilmente si allungano, con ulteriori ripercussioni sull’operatività quotidiana degli uffici.

➢ Regressioni funzionali riscontrate

Diverse funzionalità del nuovo applicativo, invece di rappresentare un progresso, configurano un arretramento rispetto al sistema precedente. Tra gli esempi più significativi, si citano in via non esaustiva:

• Stampa della percezione: si è registrato un ritorno alla pecetta adesiva separata, con conseguente perdita dell’integrazione precedentemente disponibile che consentiva la stampa della percezione direttamente sul passaporto, funzionalità che al momento non risulta più possibile utilizzare.

• Ricerca per nominativo delle pratiche in lavorazione: l’attuale sistema non consente più l’utilizzo del filtro di ricerca per nominativo, nonostante tale funzione abbia sempre rappresentato uno strumento primario e imprescindibile per la gestione e l’individuazione delle pratiche.

• Ricerca pratiche in lavorazione: allo stato attuale la ricerca delle pratiche può essere effettuata esclusivamente per status di lavorazione. Considerata la molteplicità degli status presenti nel sistema, tale modalità risulta poco funzionale e comporta un significativo rallentamento delle attività. In assenza della possibilità di effettuare la ricerca per nominativo — funzione che in precedenza consentiva un’immediata individuazione delle pratiche — gli operatori sono di fatto costretti ad adottare soluzioni organizzative autonome per agevolare il lavoro, come annotare manualmente sulla pratica lo stato di lavorazione nel caso in cui questa venga sospesa per qualsiasi ragione (ad esempio per fine turno o interruzione dell’attività). Ciò determina inevitabilmente un ulteriore aggravio operativo.

• Assenza dell’autodichiarazione dal modulo CIE del sistema: pagina obbligatoria che risulta mancante dallo stampato ora proposto da Geco; l’operatore è pertanto costretto a predisporre tale pagina autonomamente, al di fuori del sistema, con un inevitabile aumento del rischio di errori o di omissioni, anche dovuti a mera dimenticanza.

• Menu stampati a valore: allo stato non risulta più collegata direttamente alla scheda del connazionale il menù “stampati a valore”, pur se presente ma non funzionante. Tale situazione costringe gli operatori a continui ingressi e uscite dalla scheda anagrafica del connazionale, nonché a ripetute ricerche, al fine di completare le attività di istruttoria e finalizzazione della pratica, con conseguente rallentamento delle operazioni.

• Archiviazione delle pratiche: la funzione archiviazione non è al momento più funzionante!

• Salvataggio PIN tessera ATE: la funzione di salvataggio dei pin inseriti per la firma di lavorazione delle pratiche non è più funzionante pur se presente. L’operatore che lavora le pratiche utilizzava spesso sulla propria postazione di lavoro la funzione di apporre il flag alla voce “mantieni i pin per un giorno”, molto utile, adesso pur se la voce esiste non è funzionante, questo comporta l’inserimento di 16 numeri (8+8) della carta ATE per la firma per ogni pratica in lavorazione e/o firma digitale da apporre ad ogni documento!

• E molto altro, ma qui ci fermiamo solo a titolo di esempio!

Tutte le criticità sopra evidenziate non solo determinano un significativo rallentamento delle attività operative, ma contribuiscono anche ad aumentare il rischio di errori nello svolgimento delle procedure.

Tempistiche della migrazione: scelta opportuna?

Alla luce delle criticità sopra evidenziate, sorge spontanea una riflessione circa l’opportunità della tempistica scelta per procedere alla migrazione al nuovo applicativo, ancor più in un periodo particolarmente delicato caratterizzato dalla gestione delle consultazioni elettorali, durante il quale il precedente sistema SIFC garantiva livelli di affidabilità consolidati.

Una maggiore prudenza avrebbe forse suggerito:

• Un’estensione della fase pilota.
• Test più approfonditi in ambiente controllato.
• Un rilascio graduale per cluster di funzionalità.

Si rileva una percezione diffusa secondo la quale il passaggio in produzione sia avvenuto senza un adeguato consolidamento delle funzionalità del nuovo sistema.

Un coinvolgimento più ampio da parte nostra avrebbe permesso di anticipare anche alcune proposte migliorative, tra le quali si segnalano:

• Attivazione di un canale prioritario dedicato agli uffici in fase di migrazione.
• Rafforzamento temporaneo del supporto tecnico nelle prime settimane di esercizio.
• Monitoraggio giornaliero delle criticità con report condivisi e aggiornamenti puntuali sugli interventi in corso.

Proposte migliorative:

• Ripristino prioritario delle funzioni core già presenti nel sistema precedente.
• Coinvolgimento operativo degli utenti esperti nella definizione delle priorità di sviluppo.
• Attivazione di un gruppo di lavoro misto (tecnico-operativo) con incontri cadenzati.
• Introduzione di versioni incrementalmente migliorative con rilascio controllato.

Governance del progetto e priorità strategiche

Viene riferito che le criticità riscontrate saranno risolte secondo le priorità raccolte dall’Help Desk. Tuttavia, emerge un interrogativo di più ampio respiro: quali siano state le reali motivazioni che hanno portato all’avvio del nuovo sistema in queste condizioni.

È plausibile ipotizzare che la migrazione sia stata accelerata per rispettare scadenze esterne — ad esempio quelle connesse ai fondi PNRR — a discapito della piena funzionalità del sistema. Situazioni analoghe si sono già verificate in passato, come nel caso dell’applicativo PRISMA, quando problematiche note sono state subordinate a vincoli temporali.

Tale contesto ripropone un preoccupante déjà-vu organizzativo e suggerisce che l’esperienza maturata non stia ancora venendo capitalizzata in modo adeguato.

Spunti per un cambio di approccio

Per evitare il ripetersi di simili criticità, potrebbe essere utile:
1. Introdurre un vero collaudo operativo certificato prima del go-live definitivo.
2. Prevedere indicatori di qualità del servizio da monitorare nelle prime settimane di esercizio.
3. Pianificare una fase di coesistenza controllata tra vecchio e nuovo sistema nei periodi critici.
4. Rendere trasparente la roadmap evolutiva, condividendo tempi e priorità di intervento.
5. Valutare l’impatto organizzativo prima di quello amministrativo, evitando che scadenze esterne prevalgano sulla qualità del servizio.

La modernizzazione degli strumenti rappresenta un obiettivo condivisibile e necessario. Tuttavia, l’innovazione non può tradursi in un peggioramento dell’efficienza operativa né in un aggravio per il personale e per l’utenza.

La fase attuale costituisce un’opportunità non solo per correggere i malfunzionamenti tecnici, ma anche per ripensare il modello di governance dei progetti digitali, ponendo al centro funzionalità, gradualità e qualità del servizio. Solo in questo modo il nuovo applicativo potrà diventare un reale strumento di miglioramento, evitando che venga percepito come un passaggio critico imposto senza adeguato accompagnamento.

Si ritiene pertanto necessario sospendere il rilascio del nuovo applicativo a tutta la rete, in particolare negli uffici caratterizzati da elevato flusso di servizi consolari, fino a quando tutte le problematiche finora emerse — e quelle che potranno emergere — non saranno risolte in modo definitivo e soddisfacente.

Si suggerisce altresì di valutare la possibilità di reintrodurre temporaneamente il sistema SIFC anche nelle sedi già migrate, al fine di garantire continuità operativa e ridurre l’impatto dei problemi attuali.

La Segreteria

Roma, 11 marzo 2026